对提升档案质量管理水平的几点思考

2020-02-02 作者:行业观察   |   浏览(106)

   【-生产管理】质量是档案的生命,档案质量的优劣直接影响着档案重要作用的发挥。为此,每个从事档案管理的工作人员必须树立档案全面质量管理的理念,以高度的使命感和责任感,努力提升档案质量再上新水平。然而,提升档案质量管理水平,是一项长期的、艰苦的、系统的工作,需要做的工作很多,笔者感到,应突出重点,抓住关键,主要做好以下几项工作:

  

   要全面掌握档案质量管理的基本概念和主要特点

  

   所谓档案质量管理,就是单位领导档案工作全体人员参加的、以科学方法为基本手段,充分发挥科学管理和专业技术的引领作用,建立一整套贯穿于档案形成全过程的质量保障体系,从而保证档案的高质量。档案质量管理的核心是提高水平、保证质量。档案质量管理的主要特点有:一是全员参与。档案全面质量管理,要求档案形成过程中的所有人员,如各部门的领导、文件拟稿人员、各类修订人员、档案管理人员的密切配合,严格按照有关标准和要求共同完成公文处理和文件的归档及档案管理工作;二是责任明确。要使全体档案工作人员,牢固树立“档案质量,人人有责,人人负责”的观念;明确档案的收集、整理和形成过程中,各部门和各类人员的分工及责任,只有这样,才能保证档案的完整性、统一性,也才能确保电子文档和各类文件的准确传输和及时归档;三是全程控制。从公文的起草、审核、印制、传递、执行到档案的收集、整理、归档、编研和开发利用,力争把质量管理的控制理念、控制方式和控制手段,贯穿到上述全过程的所有部位、所有环节和所有岗位;四是方法科学。采用数理统计方法、用现代科学技术和现代管理手段来解决档案的质量问题,不断提高档案质量和档案工作管理水平。

  

   要准确理解和把握档案质量管理的有关要求

  

   档案质量管理必须符合一定的要求,建立科学、规范、实用的档案文件,才能有效地发挥档案的功能和作用,更好地为企业发展服务。作为档案管理工作人员,只有对这些要求和规范做到烂熟于心、了如指掌,才能在实际工作中熟练地运用、科学地把握、有效地落实。概括起来讲就是要坚持做到“四个必须强化”。一是必须强化质量意识。档案质量的提高,与工作人员的质量意识有着密切关系。以自身的模范行动影响和带动广大员工不断强化质量意识。切实认清档案管理的重要性,认清档案数字化是大势所趋,高度重视本单位档案网络信息化、数字化建设;二是必须强化人员素质。具体来说,就是要使广大员工树立强烈的事业心和高度的责任感,要有良好的服务意识,要有默默无闻、无私奉献的档案人精神;要鼓励档案工作人员加强自身的业务学习,不断提高业务技能和服务水平,更好地适应新时期档案工作的要求。三是必须强化最后工序意识。档案是由多部门、多人共同完成的,只有使不同部门、不同工作人员,都把每道工序当成最后一道工序来对待,把自己当成最后一道关口、最后一道防线来使用,档案的质量才能有可靠的保证。四是必须强化预防管理意识。要以预防为主,防检结合,重在提高。优良的档案质量是“生产”出来的。要切实把档案质量管理的重点从“事后把关”转移到“事前预防”上来,从管结果转变为管因素,做到防患于未然。

  

   要准确地了解和掌握档案质量管理中存在的突出矛盾和问题

  

   当前,在档案质量管理工作中,还存在许多不容忽视的问题。主要表现在:有的单位对档案质量管理工作重视程度不够高;档案管理人员缺乏系统的学习培训,专业知识相对匮乏;有的单位档案管理设施设备不够齐全;有的单位档案数量不完整、不齐全、不规范;有的单位不注重平时文件资料的收集和整理;有的单位制度建设还不够完善,档案管理还不够规范等等。存在这些问题的原因是多方面的,但是根本的原因是领导不重视,没有真正了解和认识档案工作的重要地位,使之无法发挥其重要作用。

  

   关于提升档案管理水平的几点建议

  

   (一)积极更新观念,努力实现“两个转变”。管理观念现代化是档案管理现代化的灵魂,而档案管理现代化的前提和基础是管理思想的现代化。在实现档案管理现代化的过程中,档案工作人员要牢固树立依靠科技进步和科学管理的观念,切实转变重管轻用、等客上门等传统守旧的思想观念,真正实现档案管理由被动式服务向主动式服务的转变,由封闭式服务向开放式服务的转变,使档案工作更好地适应企业发展的需要。

  

   (二)不断加大投入,为档案工作的可持续发展提供有力保障。一是要加大档案专用经费的投入力度。档案部门应努力提高自身的工作水平,争取更多的经费支持。二是注重档案的挖潜利用。档案部门要充分利用存有大量档案资源的自身优势,挖掘各方面潜力,重点加强档案的提供利用工作。三是注意面向社会搞好服务。及时开发出丰富的档案部门的广泛运用,又将为档案的潜在价值转化为经济效益。而现代化技术手段在档案部门的广泛运用,又将为档案工作注入新的活力,将极大地提高档案利用工作的水平,创造出更为客观的社会和经济效益,为档案工作现代化的继续发展提供有力保证。

  

   (三)注重建章立制,规范完善现代化管理机制。一是健全和完善档案管理业务流程和技术规范,细化电子档案工作环节和步骤;二是制定必要的安全措施,特别对电子文件和电子档案,确保电子档案的安全性与完整性。三是统一档案管理标准。档案管理标准化包括:档案整理标准、统计标准、服务标准、各项技术标准等,它是衡量工作效率高低的尺度。

  

   (四)加强培训,打造复合型现代化管理队伍。档案管理人员队伍建设是实现档案信息化成功的根本,决定着档案信息化的发展速度和质量。信息时代文件的自动登记、辅助立卷、归档、著录、检索、信息网络传递和安全利用都是在计算机上实现的。这就要求档案管理人员不仅要熟悉电子文件的特征和电子档案的全程规范管理,而且要掌握计算机系统和网络安全防护知识,以确保档案信息化的完整性、安全性。档案管理人员还应立足本职工作,强化自我学习意识,积极参与信息化教育培训,不断更新专业知识,提高自身的业务素质和工作水平。提高档案管理人员信息化工作技能。为尽快实现传统档案管理模式向现代化管理模式的转变,档案管理部门应有计划地对本系统的档案管理人员进行信息化技能培训,培训内容涵盖计算机、网络、信息工程等方面的知识。档案管理部门还应创造必要的条件,让档案管理人员及时了解档案发展趋势和现代科技在档案工作中的应用,不断提高他们的工作技能。实践证明,只有具备先进的工作思路和方法,才能确保档案管理质量稳步提高。(-最权威最专业的鞋业资讯中心)

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